Si bien existen diversas opciones para guardar en la nube, Dropbox es una plataforma que deberías aprovechar. Con ella puedes guardar, compartir y acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, en especial si el espacio en tu disco duro se está agotando.
Puedes usar la versión en línea o instalar la aplicación de Dropbox en tu ordenador o móvil. Sin embargo, como ocurre con todas estas plataformas, muchos usuarios terminan abandonándolas por no saber usarlas y guardan sus archivos de la manera tradicional.
Así que, si trabajas o estudias, y acumulas grandes cantidades de información, descubre cómo sacarle el máximo partido a Dropbox. Si no puedes disponer de ciertas funcionalidades, puede que estén disponibles en la versión paga de esta plataforma.
Utilizar la función «Sincronización selectiva»
Si guardas numerosos archivos en tu ordenador y además tienes poco espacio en el disco duro, utiliza la opción llamada Sincronización selectiva. De este modo, Dropbox eliminará esa carpeta específica de tu ordenador, pero la mantendrá en la versión web de Dropbox.
En caso que tengas Dropbox instalado en varios ordenadores, podrás disfrutar de diferentes configuraciones de Sincronización selectiva en cada dispositivo, según tus necesidades y el espacio de tu disco duro.
Para utilizar esta función, pulsa con el botón derecho del ratón en el icono de Dropbox de tu carpeta del sistema. Después, ve a Preferencias y en la pestaña Sincronización, encontrarás la opción Sincronización selectiva.
Si presionas el botón, aparecerán tus carpetas de Dropbox. Luego, desmarca las carpetas que quieras eliminar del ordenador y pincha en Actualizar. A continuación, verás cómo desaparece la carpeta del ordenador.
Recuerda que sólo puedes eliminar carpetas, no archivos individuales. Por lo tanto, los archivos que quieres eliminar deben ir dentro de la carpeta, y esta debe ser eliminada.
Usar el menú del botón derecho del ratón
Al encontrarte con la carpeta de Dropbox de tu ordenador y presionar el botón derecho del mouse sobre un archivo, aparecerán varias opciones: Compartir, Copiar enlace de Dropbox, Ver en Dropbox.com, Historial de versiones y Ver comentarios.
Cuando presionas Compartir, puedes definir un enlace para compartir e ingresar la dirección de correo electrónico de quien deseas enviar el enlace.
También puedes seleccionar la opción para copiar el enlace en el portapapeles. De esta manera, puedes enviar el enlace a través de texto, chat o como quieras.
Enviar peticiones de archivos a no usuarios de Dropbox
Aunque Dropbox es un referente del almacenamiento en la nube, no todos lo usan. Entonces, si deseas que un usuario ajeno a Dropbox suba algo a tu cuenta, utiliza cualquiera de los servicios descritos a continuación.
El primero es Send To Dropbox, el cual crea una dirección de correo electrónico única. Luego puedes entregar la dirección de correo electrónico al otro usuario, de modo que este te envíe los archivos por correo electrónico y luego aparezcan en tu cuenta.
La otra opción es JotForm, que tiene una función con la que puedes configurar e incrustar un cuadro de carga de archivos en tu sitio web. Sin embargo, con esta herramienta cualquiera puede subir cualquier cosa a tu Dropbox, incluso archivos infectados con virus.
Al menos con Send To Dropbox, puedes ser precavido sobre a quién das la dirección de correo electrónico. No obstante, con JotForm necesitas usarlo con alguien de absoluta confianza.
Conectar Dropbox a sitios oficiales para descargar libros
Los sitios web como Project Gutenberg, te permiten vincular tu cuenta de almacenamiento en la nube. De este modo, cuando quieras descargar un libro, éste se enviará directamente a tu cuenta de Dropbox, Google Drive o OneDrive.
Elige el libro que quieras y verás los iconos de almacenamiento en la nube a la derecha. Escoge el servicio que prefieras y se te pedirá que autorices al sitio a acceder a tu cuenta de Dropbox.
Agregar el complemento «Dropbox para Gmail»
Ya que el tamaño de los archivos que se adjuntan a un correo electrónico sigue estando restringido a unos 25 MB, puedes sortear este obstáculo poniendo el archivo en la nube y luego enlazarlo dentro del correo electrónico.
De este modo, el destinatario sólo tiene que hacer clic en el enlace del almacenamiento en la nube para descargar el archivo. Para obtener el complemento gratuito Dropbox para Gmail, presiona el botón «+» de la barra lateral derecha de Gmail.
Cuando aparezca el cuadro de Google Apps Suite, busca Dropbox. Después de un par de clics, se añadirá. Luego, actualiza tu página de Gmail para verlo en funcionamiento. Al redactar un correo electrónico para alguien, verás un pequeño icono de Dropbox entre las opciones.
En el momento que hagas clic en él, accederás a tus archivos. Solo tienes que elegir cuál quieres enviar y de inmediato podrás disfrutar de esta función.
Habilitar el uso compartido de capturas de pantalla en Dropbox
Pueda que en algún momento necesites usar la función de compartir capturas de pantalla de Dropbox. Sin embargo, esta herramienta no hace capturas de pantalla.
Dropbox lo que hace es poner tus capturas en una carpeta y crear enlaces automáticos para compartir, de modo que otros puedan descargarlas desde esta plataforma. En la configuración de Dropbox, encontrarás la opción para compartir capturas de pantalla.
Cuando hagas una captura de pantalla, la captura irá a una carpeta que se llama capturas de pantalla en tu Dropbox. Después, se generará automáticamente un enlace para compartir y se copiará en tu portapapeles.
Mover la ubicación predeterminada de la carpeta de Dropbox en tu ordenador
Volviendo al tema de la Sincronización Selectiva, en esa misma pestaña de Sincronización podrás ver la ubicación predeterminada de la carpeta de Dropbox en tu ordenador. Generalmente, Windows y MacOS ponen la carpeta de Dropbox en lugares inconvenientes.
Presiona el botón Mover debajo de la ubicación de la carpeta de Dropbox. Luego, elige la nueva ubicación y la carpeta se moverá junto con todo su contenido.
Cambia la localización predeterminada de «Guardar» en Dropbox
En la configuración del ordenador o del navegador, se te pide que especifiques una ubicación predeterminada para guardar los archivos. Lo bueno es que puedes especificar una nueva ubicación de tu carpeta de Dropbox, de manera que todo lo que descargues se sincronice en todos los ordenadores.
Sin embargo, el único inconveniente de esto es que debes asegurarse que tienes suficiente espacio en Dropbox, siempre que tengas la costumbre de descargar archivos grandes.
Protege los archivos de Dropbox con BoxCryptor
Una de las desventajas del almacenamiento en la nube es que (hasta ahora) no ofrece cifrado. La única excepción es Sync, pero Dropbox no ofrece ningún tipo de cifrado de archivos.
Hasta que lo hagan, una buena alternativa es BoxCryptor. Con una versión gratuita limitada y dos versiones de pago, BoxCryptor crea una unidad virtual en tu ordenador, que se convierte en tu nueva carpeta de Dropbox.
Cuando arrastras un archivo a la carpeta, puedes especificar si este debe encriptarse antes de que lo envíes al servidor de Dropbox.
Almacena grabaciones de audio en tu carpeta de Dropbox
En caso que desees plasmar sus pensamientos en audio desde el móvil, esta opción es para ti. Si tienes un móvil Android, Smart Recorder es una app con la que puedes subir automáticamente las grabaciones a tu carpeta de Dropbox cuando termines de grabar.
Es importante asegurarte de que tienes suficiente espacio en Dropbox para todos esos archivos MP3 que empezarán a acumularse.
Smart Voice Recorder (Free, Google Play) →
¿Por qué deberías usar Dropbox a partir de ahora?
Nunca es tarde para usar Dropbox, ya que se trata de uno de los servicios de almacenamiento en la nube más destacados, al ofrecer las opciones de guardar y compartir, tanto archivos como carpetas.
Aprovechar al máximo Dropbox puede ser beneficioso, porque puede ayudarte a ahorrar espacio en el disco duro y acceder a tus archivos desde cualquier lugar con conexión a Internet. También puedes compartir e incluso colaborar con otros usuarios de manera sencilla y conveniente.
Es importante que consideres cómo utilizar Dropbox, de modo que puedas satisfacer tus necesidades lo mejor posible y aproveches al máximo el uso de esta plataforma.
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